Hướng dẫn sử dụng cũng như cách xuất hóa đơn điện tử doanh nghiệp nên biết

AZAVAT
6 Tháng 7, 2018

Cho đến thời điểm hiện tại, có hơn 30% doanh nghiệp trên khắp cả nước triển khai áp dụng loại hình hóa đơn điện tử hiện đại. Cùng với đó là lộ trình chuyển đổi bắt buộc từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử đang khẩn trương, kéo theo nhu cầu tìm hiểu về loại hình thanh toán mới ngày càng gia tăng. Với bài viết dưới đây, chúng tôi xin cung cấp một số thông tin liên quan đến chủ đề sử dụng hóa đơn điện tử để bạn đọc có cái nhìn tổng quan hơn.

Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào là đúng?

Hóa đơn điện tử là phương thức thanh toán mới, tuy vậy từ khi ra đời nó đã thể hiện khả năng thống trị với những tiện ích vô cùng to lớn cho cả doanh nghiệp, cơ quan Thuế lẫn cấp quản lý nhà nước.

Vậy sử dụng hóa đơn điện tử hay cách xuất hóa đơn điện tử như thế nào mới đúng? Để triển khai hóa đơn điện tử một cách chuẩn xác và phát huy tối đa hiệu quả của loại hình thanh toán điện tử thì doanh nghiệp cần có đủ điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử.

Đảm bảo điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

- Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế, có phát sinh giao dịch điện tử với cơ quan Thuế hoặc tối thiểu là có đang sử dụng giao dịch điện tử với ngân hàng.

- Doanh nghiệp được cấp chữ ký số điện tử theo quy định.

- Hệ thống máy móc và trang thiết bị, cơ sở hạ tầng đảm bảo cho việc vận hành và cách sử dụng hóa đơn điện tử cũng như vấn đề bảo quản, lưu trữ.

- Có hệ thống nhân lực với trình độ cao, có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

- Sau khi có đầy đủ các điều kiện để triển khai hoán đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân có hoạt động kinh doanh tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế theo quy trình như sau.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.

Đảm bảo điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Một quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định cần trải qua 3 bước. Cụ thể đó là:

- Bước 1: Ra quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Đây là bước đầu tiên khi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh triển khai sử dụng hóa đơn điện tử cho hoạt động kinh doanh. Theo đó, tổ chức doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi trực tiếp cho cơ quan Thuế quản lý bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.

Hình thức gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế, đồng thời doanh nghiệp cần chịu trách nhiệm về quyết định này.

- Bước 2: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định và gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp thông qua cổng thông tin điện tử.

- Bước 3: Sử dụng chữ ký số vào hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế cần ký số vào hóa đơn điện tử và gửi mẫu hóa đơn điện tử theo đúng định dạng gửi cho người mua đến trực tiếp cổng thông tin của cơ quan Thuế.

Lưu ý: Để thuận tiện, cần lập 3 mẫu giấy tờ trên cùng 1 lúc và gửi đến cơ quan Thuế 1 lần.
Theo quy định tại Thông tư 37/2017/TT – BTC, nếu sau 2 ngày kể từ thời điểm doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mà cơ quan Thuế không có phản hồi, điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.

Hóa đơn điện tử cần có chữ ký số.

Vậy mua phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo chất lượng ở đâu?

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung ứng giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử, vì vậy, doanh nghiệp cần tìm hiểu kĩ lương trước khi đưa ra lựa chọn để không xảy ra các rủi ro trong quá trình sử dụng sau này.

Nếu bạn đang phân vân và chưa tìm được cho mình nhà cung cấp có uy tín và chất lượng thì có thể tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử Azavat. Trong quá trình hoạt động, Azavat đã trở thành nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng, đáp ứng tốt nhất mọi nhu cầu của người sử dụng được doanh nghiệp đánh giá cao.

- Phần mềm hóa đơn điện tử với tính năng “ ưu việt”, đáp ứng tiêu chuẩn hóa đơn điện tử và các chính sách vê hóa đơn điện tử của nhà nước.

- Hệ thống quản lý dữ liệu tập trung, hỗ trợ doanh nghiệp đặc biệt là chuỗi các cửa hàng tạo hóa đơn điện tử dễ dàng trên cùng một hệ thống.

- Việc sử dụng hóa đơn điện tử Azavat thay thế loại hình hóa đơn giấy truyền thống góp phần hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, tiết kiệm tối đa chi phí, nâng cao tính bảo mật cho doanh nghiệp.

- Đối với chính sách chi phí, ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử Azavat để khởi tạo, lập, phát hành và quản lý hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được hơn 85% chi phí so với hóa đơn giấy. Bên cạnh đó, Azavat cũng có nhiều gói phần mềm hóa đơn điện tử để doanh nghiệp lựa chọn phù hợp.

Để biết thêm chi tiết về cách sử dụng hóa đơn điện tử, hãy nhanh chóng liên hệ với chúng tôi – hóa đơn điện tử Azavat để được hỗ trợ giải đáp một cách nhanh chóng nhất.

Thông tin liên hệ công ty Azavat

Địa chỉ: 137/8/6 Đường số 59, Phường 14, Quận Gò Vấp, TP HCM

Số điện thoại: 0939 257 368

Email: admin@azavat.com