HỎI ĐÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

HỎI ĐÁP VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
  • Không sợ rách, không sợ hư hỏng;
  • Không sợ thất lạc, không sợ đánh rơi;
  • Chuyển phát nhanh chóng, ít tốn kém;
  • Chi phí phát hành thấp;
  • Tiện lợi sử dụng ở bất cứ nơi nào có internet;
  • Không cần quan tâm tiêu thức “chữ ký người mua”;
  • Có thể lập nháp, kiểm tra rồi mới ký nên hạn chế sai sót

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên, nên số liên của hóa đơn điện tử là “0”, ký hiệu mẫu của hóa đơn điện tử thể hiện như sau: “01GTKT0/001”

Hóa đơn được lập dưới dạng giấy, sau đó scan vào máy tính thì chỉ có giá trị lưu trữ nội bộ; nó không được xem là hóa đơn điện tử cũng như không có giá trị pháp lý.

Với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê. Hay nói cách khác, mỗi số hóa đơn điện tử có thể gồm nhiều trang.

Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn sau đây:

  • Hóa đơn xuất khẩu;
  • Hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Hóa đơn bán hàng;
  • Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Có, Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử có tính pháp lý như sau:
  • Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
  • Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận
Người bán hàng hàng có thể chuyển hóa đơn cho người mua hàng qua các phương thức sau:
  • Qua Websites: Cấp một mã truy cập để người mua hàng tự vào tải hóa đơn;
  • Qua Email: Người bán gửi hóa đơn qua email cho người mua
  • Qua các thiết bị lưu trữ: Người bán copy vào các thiết bị lưu trữ của người mua.
  • Đơn vị phát hành HDDT (bên bán hàng): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
  • Khách hàng (bên mua hàng): phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán để làm chứng từ kê khai, hạch toán theo quy định của luật thuế và kế toán. Trung gian lưu trữ 10 năm.

Kê khai như  đối với hóa đơn thông thường khác

Ngày 14/03/2011 Thông tư 32 quy định Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán, nhưng đến ngày 23/02/2016, BTC có công văn 2402/BTC-TCT trả lời doanh nghiệpViệc bên mua có thể ký hoặc không ký điện tử vào hóa đơn

Sử dụng chính CKS đang để kê khai thuế tại doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

  • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng; –    Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
  • Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
  • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; (Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử của thông tư 32)
  • Bước 1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải: – Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
  • Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải:
    – Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)
  • Bước 3: ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
    Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi CQT 1 lần.
Với 1 đơn hàng cụ thể: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in).
Với các đơn hàng khác nhau: có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
Có, Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
  • Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
  • Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm).
Đối với hóa đơn điện tử đã lập mà có sai sót, tùy từng trường hợp cụ thể, các bên xử lý giống như cách xử lý hóa đơn giấy bị sai sót.
(Các h xử lý hóa đơn giấy bị sai sót theo quy định tại TT 26/2015 và TT 39/2014 xin xem trang sau)