THÔNG TIN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

5 nguyên tắc “ vàng ” khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp 

Hóa đơn điện tử là hình thức thanh toán trực tuyến được áp dụng phổ biến trong thời gian gần đây với các doanh nghiệp. Trong tương lai gần, hóa đơn điện tử sẽ thay thế toàn bộ cho hóa đơn giấy truyền thống. Vì vậy, ngay bây giờ các bạn cần trang bị cho mình những kiến thức cần thiết về hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp để theo kịp sự phát triển về thương mại điện tử. Dưới đây là 5 nguyên tắc “ vàng ” khi sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mà tổ chức, doanh nghiệp không nên bỏ qua, hãy cùng chúng tôi theo dõi nhé.

Nguyên tắc cần ghi nhớ khi sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Nguyên tắc cần ghi nhớ khi sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nói riêng và hóa đơn điện tử nói chung là loại hóa đơn được cấp một mã xác thực bởi hệ thống xác thực của Tổng cục Thuế dựa trên những thông tin hóa đơn của doanh nghiệp.

Không chỉ giúp doanh nghiệp khắc phục được tình trạng làm giả hóa đơn mà hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp còn sở hữu nhiều lợi ích ưu việt mà hóa đơn giấy không bao giờ làm được.

Tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp

Khi sử dụng hóa đớn điện tử, doanh nghiệp sẽ không cần đầu tư quá nhiều nguồn lực vào việc in ấn, phát hành cũng như vận chuyển và lưu trữ hóa đơn.

Đồng thời, việc đầu tư cho thông tin hóa đơn điện tử không đòi hỏi quá nhiều kinh phí cũng như nguồn nhân lực nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm một khoản phí rất lớn so với trước đây.

Bên cạnh đó, với hình thức giao dịch và chuyển đổi thông qua hệ thống điện tử, cụ thể là trên máy tính sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian đáng kể cho việc chuyển giao, di chuyển hóa đơn đến tận tay khách hàng, đặc biệt là những khách hàng ở xa.

Đảm bảo độ an toàn và chính xác cho hóa đơn

Theo quy định pháp luật, hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp có mã xác thực sẽ đi kèm với mã số xác thực do Tổng cục Thuế cung cấp, vì vậy không thể xảy ra trường hợp làm giả hóa đơn điện tử có mã xác thực.

Đây là một trong những cách giúp doanh nghiệp bảo vệ mình cũng như giúp người tiêu dùng có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi sử dụng dịch vụ.

Hóa đơn tiện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí

Hóa đơn tiện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí.

Không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Đối với hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ tự quản lý và chịu trách nhiệm về thông tin, dữ hiệu cũng như báo cáo tình hình sử dụng hóa  đơn của mình.

Nhưng khi chuyển đổi sang mô hình hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp thì tất cả các thao tác trên sẽ được rút gọn và doanh nghiệp không phải lập bào cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi thông tin trên hóa đơn đã được lưu trữ trên Tổng cục Thuế.

Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể xuất – gửi hóa đơn cho doanh nghiệp bằng các hình thức như: Hệ thống email tích hợp trên phần mềm, tin nhắn SMS hoặc copy dữ liệu vào USB và gửi trực tiếp đến khách hàng mà không phải thông qua người vận chuyển. 

Bệnh cạnh đó, việc lưu trữ và bảo quản hóa đơn cũng trở nên dễ dàng hơn, doanh nghiệp không phải lo sợ tình trạng rách, thất lạc hóa đơn trong khi lưu trữ hoặc chờ chuyển phát.

Nguyên tắc khi sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Chúng tôi tin rằng với những lợi ích kể trên thì không có bất cứ doanh nghiệp nào có thể từ chối việc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống.

Thế nhưng làm thế nào để có thể sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp một cách hiệu quả và phù hợp nhất với mình thì doanh nghiệp cần tham khảo một số nguyên tắc “ vàng ” dưới đây.

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Đầu tiên, doanh nghiệp cần tìm hiểu về hình thức hóa đơn điện tử và tiến hành truy cập vào trang chủ của cơ quan Thuế để đăng ký thông tin công khai trên công thông tin điện tử về việc sử dụng dịch vụ, thời gian chờ xác thực có thể khoảng 3 – 5 ngày.

Doanh nghiệp cần cân nhắc khi chọn lựa nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần cân nhắc khi chọn lựa nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

Tìm hiểu điều kiện cho bên phát hành hóa đơn

Đối tượng phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp phải là tổ chức đáp ứng đầy đủ về điều kiện tài chính, thường xuyên giao dịch với cơ quan thuế và ngân hàng qua các dịch vụ điện tử.

Phải có mã số thuế kinh doanh, có chữ ký tiện tử.

Đáp ứng đầy đủ về điều kiện về trang thiết bị dịch vụ như hệ thống máy tính.

Người thực hiện giao dịch trên hóa đơn điện tử cho danh nghiệp phải là người có kinh nghiệm và được hướng dẫn bài bản về nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử.

Cách sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải nắm rõ cách sử dụng hóa đơn cũng như tuân thủ đúng quy định pháp luật về việc sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp để tránh tình trạng vi phạm hoặc thiếu hiểu biết về hóa đơn điện tử làm ảnh hưởng đến công việc kinh doanh hàng hóa và cung ứng dịch vụ của bạn.

Cách lưu hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp có thể sao lưu trên nhiều máy tính khác nhau và có thể đồng bộ trên hệ thống của doanh nghiệp.

Trong một số trường hợp cần lưu hóa đơn thì doanh nghiệp vẫn có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhằm làm căn cứ giải trình cho các trường hợp đòi chữ ký, đóng dấu đỏ hoặc xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa,…

Lựa chọn nhà cung cấp

Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp cần đảm bảo chất lượng dịch vụ, giá thành sản phẩm, thương hiệu và mức độ uy tín để đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho người sử dụng dịch vụ.

Doanh nghiệp có thể tham khảo và so sánh dịch vụ hóa đơn điện tử Azavat hoặc của một số nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn dịch vụ cũng như nhà cung ứng phù hợp với doanh nghiệp của mình. 

Bạn đang gặp khó khăn trong việc lựa chọn và không biết nên lựa chọn dịch vụ hóa đơn điện tử của nhà cung cấp nào thì chúng tôi tin rằng dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp với mức phí ưu đãi của công ty Azavat sẽ là giải pháp tốt nhất cho bạn trong trường hợp này.

Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp tại công ty Azavat, các bạn có thể gọi điện thoại tới hotline: 0939 257 368 hoặc đến trực tiếp công ty tại số 137/8/6 Đường số 59, Phường 14, Q. Gò Vấp, TP HCM để được hỗ trợ giải đáp nhanh chóng và chính xác nhất.

Thông tin liên hệ Công ty Azavat

Địa chỉ: 137/8/6 Đường số 59, Phường 14, Quận Gò Vấp, TP HCM.

Số điện thoại: 0939 257 368

Email: admin@azavat.com


 

Tin liên quan