THÔNG TIN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Những vấn đề liên quan tới công văn điện tử mà doanh nghiệp nên biết

Theo quy định và xu hướng thì ngày càng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, khi có quá nhiều công văn hóa đơn điện tử khiến không ít doanh nghiệp cảm thấy khá rối rắm trong vấn đề này. Để giúp doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về công văn thực hiện hóa đơn điện  từ chúng tôi xin có một vài chia sẻ sau đây. Giúp doanh  nghiệp hiểu rõ và thực hiện theo đúng pháp luật.

Công văn quy định về khái niệm hóa đơn điện tử

Công văn hóa đơn điện tử

Công văn quy định về khái niệm hóa đơn điện tử 

Công văn hóa đơn điện tử xác định hóa đơn điện tử tập hợp thông tin dữ liệu hay văn bản được khởi tạo bằng hệ thống máy tính theo định của của pháp luật. Loại hóa đơn này chỉ được lập và sử dụng một lần. Không có khái niệm về liên như hóa đơn giấy. Doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo thực hiện theo các quy định được pháp luật ban hành.

Công văn hóa đơn điện tử về điều kiện tổ chức tạo hóa 

Công văn hóa đơn điện tử về điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn cụ thể là:

Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

- Là tổ chức kinh tế, doanh nghiệp có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

- Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

- Có hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu”.

Công văn hóa về chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Khi doanh nghiệp muốn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì công văn về hóa đơn điện tử của Tổng Cục Thuế quy định như sau:

- Thông tin khi được chuyển đổi sang hóa đơn giấy  phải đảm bảo có tính toàn vẹn và thống nhất như trên hóa đơn điện tử.

- Thể hiện được sử chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bằng các ký hiệu chuyển đổi.

- Hóa đơn giấy phải có thông tin về chữ ký và họ tên của người thực hiện việc chuyển đổi thông tin.

Nếu đáp ứng được những yêu cầu trên thì hóa đơn giấy sẽ có giá trị pháp lý giống như hóa đơn điện tử theo đúng quy định được ban hành.

Hóa đơn điện tử azavat cho doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử azavat cho doanh nghiệp

Quy định về ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Trong công văn về hóa đơn điện tử của Tổng Cục Thuế quy định trong việc đảm bảo hóa đơn được hợp lệ mà có tính pháp lý thì có những thông tin sau:

- Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn phải được in hoa có dấu.

- Ngoài ra thì thông tin trên hóa đơn chuyển đổi ngoài việc phải đảm bảo đúng như thông tin trên hóa đơn gốc thì phải có thêm chữ ký và họ và tên của người được thực hiện chuyển đổi từ  hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

- Bên cạnh đó thì hóa đơn giấy sau khi được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gốc phải có thông tin về thời gian thực hiện chuyển đổi để có thể giúp cơ quan chức năng có thể đối chiếu khi cần thiết.

Công văn hóa đơn điện tử về hỗ trợ doanh nghiệp

Bộ Tài chính đã có quy định về những giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng hóa đơn. In hóa đơn điện tử từ hệ thống máy tính chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp/hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bắt đầu từ ngày 01/7/2018.

Trong trường hợp hóa đơn giấy được doanh nghiệp đặt in trước ngày 01/01/2018 thì Bộ Tài chính cho phép tiếp tục dùng trong năm 2018, 2019.

Thêm nữa, Nhà nước cũng có giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp hoặc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ngay từ năm 2019.

Mong rằng với những chia sẻ trên đây về công văn điện tử sẽ cung cấp cho doanh nghiệp thêm những thông tin hữu ích. Để có thể lựa chọn dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm tại azavat. com. Nơi cup cấp sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử tiện lợi và tiết kiệm.

Địa chỉ: 137/8/6 Đường số 59, P14, Q.Gò Vấp, TP.HCM

Số điện thoại: 0939 257 368

Email: admin@azavat.com
 

Tin liên quan