THÔNG TIN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Làm sao để doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?

Mặt lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại là điều mà chúng ta không thể phủ nhận. Tuy nhiên, trong trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì cần thực hiện như thế nào để đảm bảo quy định của pháp luật? Để có câu trả lời cho vấn đề này  thì hãy cùng chúng tôi theo dõi nội dung chia sẻ dưới đây.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thế nào ?

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thế nào?

Hóa đơn điện tử đúng pháp lý cần đảm bảo yếu tố nào?

Để có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì điều đầu tiên và quan trọng nhất là hóa đơn này còn đảm bảo tính pháp lý theo đúng quy định của pháp luật. Vậy thông tin hóa đơn điện tử đúng pháp lý cần có những yếu tố nào? 

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết

Theo Điều 6 thông tư 32/2011/TT/BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính quy định thì hóa đơn điện tử pháp lý cần đảm bảo.
Hóa đơn đảm bảo nguyên tắc về số hóa đơn điện tử và đúng trình tự thời gian, đảm bảo mỗi hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất. 

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo lập ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Cách phân biệt hóa đơn chuyển đổi từ  hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trước khi tìm hiểu về cách chuyển đổi từ hóa đơn điện sang hóa đơn giấy thì chúng ta cần biết phân cách phân biệt hóa đơn giấy với hóa đơn điện tử in ra giấy có gì khác nhau. Cụ thể đó là:

Số liên trên hóa đơn

Thường trên hóa đơn giấy sẽ có 2 hoặc 3 liên, một liên được ghi ra giấy than, nội dung ghi trên 2 liên thứ buộc phải giống nhau. Còn với hóa đơn điện tử thì không có trường hợp liên. Các bên liên quan người mua, người bán, cơ quan thuế đều sử dụng một dữ liệu trên một hóa đơn duy nhất.

Ký hiệu trên hóa đơn

Một cách để phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử in ra giấy đó là số seri. Số seri trên hóa đơn giấy có ký hiệu VC/15P và trên hóa đơn điện tử là VC/15E. Điều này cho thấy số seri của hai loại hóa đơn khác nhau ở hai chữ cái E và P.

Chữ ký

Hóa đơn nào cũng cần phải có tiêu thức chữ ký để làm hồ sơ, chứng từ chứng minh cho hóa đơn đó. Thế nhưng hóa đơn giấy sử dụng chữ ký tay còn ở hóa đơn điện tử thì lại là chữ ký số. Chữ ký số có khả năng xác định nguồn gốc của hóa đơn có mang tính đầy đủ và toàn vẹn.

Bên cạnh đó hóa đơn điện tử chuyển đổi khi in ra giấy cần có hình thức thông báo cụ thể trên hóa đơn cũng như có chữ ký của người chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thế nào ?

Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thế nào?

Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì Bộ Tài chính cũng có những thông tu quy định về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử một cách cụ thể và rõ ràng gửi tới cho doanh nghiệp. 

Để có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử in ra giấy doanh nghiệp cần đảm bảo nguyên tắc và điều kiện tiến hành cụ thể. 

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Người bán hàng, đơn vị doanh nghiệp được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại khoản 2, 3, 4 điều luật này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán hoặc doanh nghiệp.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định khoản 2, 3, 4 của Thông tư do Bộ Tài Chính quy định.

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo các điều kiện sau: 

- Hóa đơn giấy phản ảnh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc. 

- Hóa đơn có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 

- Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có giá trị pháp lý khi nó đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định về việc chuyển đổi chứng từ điện tử. 

Ký hiệu trên hóa đơn điện tử

Ký hiệu riêng trên hóa đơn điện tử chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: 

Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện từ gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện từ”)

Có họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi. 

Thời gian thực hiện chuyển đổi

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo các điều kiện chuyển đổi theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT – BTC ban hành ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.

Hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây về vấn đề chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên đây sẽ cho các bạn thêm những thông tin cần thiết và hữu ích. Để có thể được cung cấp gói hóa đơn điện tử hãy tham khảo tại azavat.com để được chúng tôi tư vấn giải pháp tốt nhất cho hình thức kinh doanh của bạn. 

Địa chỉ : 137/8/6 Đường số 59, P14, Q.Gò Vấp, TP.HCM

Số điện thoại : 0939 257 368

Email : admin@azavat.com
 

Tin liên quan